Vijf voordelen van callcenter software voor klantcontact over facturen

Verantwoordelijk voor het klantcontact rondom facturen, heb jij waarschijnlijk een aantal belangrijke doelstellingen. Je wilt goed bereikbaar zijn. Betaalachterstanden tot een minimum beperken. Goede service bieden. Én je wilt dat klanten met een glimlach ophangen. In dit artikel bespreken we vijf redenen waarom de inzet van callcenter software je helpt bij het realiseren van die doelen.

Voordeel 1: callcenter software verbetert de bereikbaarheid

Misschien wel het belangrijkste aspect van efficiënt credit management: zorgen dat je klant gemakkelijk contact op kan nemen met vragen over facturen. Callcenter software biedt verschillende functies die precies die bereikbaarheid verbeteren. Met behulp van een Interactive Voice Response (IVR) systeem helpt een keuzemenu klanten om snel en eenvoudig de juiste afdeling te bereiken. Hierdoor worden factuurvragen direct doorgestuurd naar de juiste collega. En dat zorgt weer voor kortere wachttijden en snellere oplossingen. Wist je dat zo’n 15% van je klanten ophangt als ze na 40 seconden nog niemand aan de lijn hebben gehad?

Daarbij is callcenter software-oplossingen ook een, in goed Nederlands, ‘double-edged sword’. Met één en dezelfde tool, handel je naast je telefoongesprekken ook meerdere communicatiekanalen af, zoals e-mail, chat en social. Zo geef jij je klant de keuze hoe ze contact op willen nemen, een keuze die het beste bij hun voorkeur en behoefte past.

Voordeel 2: Verhoogde productiviteit van credit management teams

Ook dan heb je het bereik dus verbeterd, maar dat betekent ook dat je in de afhandeling de zaken op orde moet hebben. Gelukkig: callcenter software kan de productiviteit van je team aanzienlijk verhogen. De software automatiseert routinetaken, zoals het doorsturen van oproepen naar de juiste medewerkers, het genereren van opvolgmails of zelfs hele chatsessies, zéker sinds de opmars van taalassistent ChatGPT. Natuurlijk, er zijn uitdagingen te beslechten op het gebied van de borging van privacygevoelige informatie. Maar als je dat op orde hebt, bespaart de inzet van ChatGPT je waardevolle tijd en stelt je medewerkers in staat om zich te richten op complexere taken. Meer aandacht voor de klanten die écht gebaat zijn bij geduldige en empathische hulp.

Daarbij: callcenter software biedt directe toegang tot klantinformatie, zoals betalingsgeschiedenis en openstaande facturen. Dit stelt je medewerkers in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en effectiever te communiceren met je klant. Voorbij zijn de dagen van het raadplegen van vier losse mails, een facturatiesysteem en de geschiedenis van een chatoplossing van een weer een andere partij.

Voordeel 3: Verbetering van de kwaliteit van klantcontact

Mooi. Beter bereikbaar inmiddels én een team dat de stroom aan facturatie vragen optimaal weet af te handelen. Maar hoe zit het met de kwaliteit? Goede callcenter software biedt niet alleen tools voor efficiëntie, maar natuurlijk ook mogelijkheden om de kwaliteit van het klantcontact te verbeteren. Door het opnemen en analyseren van klantgesprekken krijg je inzicht in de prestaties van je team en kun je gerichte feedback geven om de kwaliteit van het klantcontact rondom facturen te verbeteren. Het monitoren van gesprekken stelt je ook in staat om knelpunten te identificeren en hierop te anticiperen. Zo pas jij de scripts en gespreksrichtlijnen weer aan, om je klant steeds weer een consistente en hoogwaardige klantenservice te bieden. De juist tool helpt je best practices te delen en je team te trainen om nóg betere resultaten te behalen.

Callcenter software biedt ook realtime inzicht in de prestaties van je team. Met behulp van dashboards en rapportages kun je bijvoorbeeld snel zien hoeveel oproepen er zijn ontvangen, hoeveel er zijn afgehandeld en wat de gemiddelde wachttijd is geweest. Gegevens die je helpen om snel in te grijpen als dat nodig is.

De juiste tool helpt je ook nog eens om klantgegevens te integreren en op te slaan. Dit zorgt voor een gestroomlijnd overzicht van de klantinteracties met betrekking tot facturatie. Je hebt toegang tot een gecentraliseerde bron van informatie die je in staat stelt om een volledig beeld te krijgen van de facturatiegeschiedenis van elke klant. Hierdoor kun je beter inspelen op de behoeften van je specifieke klant en een gepersonaliseerde benadering bieden bij het afhandelen van betalingsvraagstukken.

Voordeel 4: callcenter software verhoogt conversies én betalingen

Efficiënt credit management gaat natuurlijk niet alleen over het beheren van facturen, maar ook over het stimuleren van betalingen. Callcenter software kan een waardevol hulpmiddel zijn om daarop conversies te verhogen en openstaande betalingen sneller te innen.

Enerzijds vanwege technische mogelijkheden: op basis van door de tool opgebouwde data kun je bepalen welke klanten je als eerste wilt benaderen. Welke groep het meeste baat heeft bij persoonlijk contact. Maar er is ook een bijeffect: een efficiënter lopende klantenservice, zorgt voor blijere klanten. En tevreden klanten zijn loyaler én sneller geneigd facturen te betalen. 

Bovendien stelt de software je in staat om inzicht te krijgen in de prestaties van individuele medewerkers en te identificeren welke benaderingen en technieken het meest effectief zijn bij het overtuigen van klanten om te betalen. Dat helpt natuurlijk om met je team een nóg betere prestatie neer te zetten.

Voordeel 5: Verbeterde gegevensbeveiliging en naleving van regelgeving

Contact over facturen, betaalgegevens verwerken, persoonlijke gesprekken voeren: de beveiliging van klantgegevens is bij klantcontact over facturen natuurlijk van het grootste belang. Gelukkig biedt goede callcenter software geavanceerde beveiligingsfuncties om de privacygevoelige informatie van je klanten te beschermen.

Denk daarbij aan de juiste  encryptie- en autorisatiefuncties om ervoor te zorgen dat de klantgegevens veilig zijn en voldoen aan de vereisten van gegevensbeschermingswetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Bovendien biedt een goede callcenter applicatie de mogelijkheid om automatisch gespreksopnamen te verwijderen na een bepaalde periode. Dit helpt om het risico op datalekken te verkleinen en zorgt ervoor dat je organisatie voldoet aan de regelgeving omtrent gegevensbewaring.

Door te kiezen voor de juiste callcenter software, investeer je in de beveiliging van persoonsgegevens en minimaliseer je het risico op gegevensinbreuken. Dit draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen bij je klanten en laat zien dat je hun privacy serieus neemt. Want even eerlijk: hoe veilig is die mailbox waarin in al je klantcontact nu mogelijk rondzweeft? Of dat excelsheet met al je bestelinformatie?

Kies de juiste callcenter software voor efficiënt credit management

We hebben je een paar belangrijke voordelen geschetst. Voordelen die alleen gaan werken, als je bij het selecteren van een callcenter applicatie vooraf goed nadenkt over de vereisten voor jouw specifieke klantenservice proces. Denk aan wensen op het gebied van geavanceerde bereikbaarheidsopties, productiviteitsverbetering, kwaliteitsborging, conversie-optimalisatie en gegevensbeveiliging.  Met de juiste tools en benadering ben je goed uitgerust om betalingsvraagstukken aan te pakken en klantcontact over facturen naar een hoger niveau te tillen.